22 mar 2015

6 maneras de evitar que sus pacientes cancelen citas

Ya sea porque el paciente cancela la cita, o porque directamente no se presenta al consultorio (sin siquiera tener la cortesía de realizar un llamado por teléfono para notificar su ausencia) las citas canceladas resultan en la pérdida de tiempo y dinero para su práctica dental. Por desgracia, no hay forma de evitar este tipo de faltas de parte de sus pacientes, no importa cuán profesional sea usted en su trabajo.

Sin embargo, puede tomar cartas en el asunto y  reducir el número de ausencias y cancelaciones en su consultorio utilizando ciertas tácticas que se basan  por sobre todo en el uso de lenguaje verbal correcto y profesional.

Entonces, se preguntará ¿qué puede hacer para mantener su calendario completo durante todo el día? Continúe leyendo para averiguarlo.

A continuación compartimos los seis consejos para ayudar a prevenir la cancelación de citas en su consultorio:

1. Reiteración. Cuando un paciente reserva una cita para atenderse en su clínica, ya sea en persona o por teléfono, primero acuerde con él la hora y la fecha, y luego repita al paciente los detalles de la cita dos veces más. ¡No tiene por qué sonar como un robot inanimado! Repita la fecha y hora en forma natural e informal, así su paciente no se confundirá ni se olvidará.

2. Haga conocer las políticas de su consultorio. Refiérase a la reserva de la visita odontológica como si se tratase de un firme acuerdo financiero con el paciente, incluso antes de fijar la cita. Hágale saber qué obras sociales y seguros atiende, y cuáles son las condiciones de pago aceptadas en su clínica. Es extremadamente importante documentar los detalles por adelantado, en caso de que más tarde surja algún conflicto. De ser así, usted contará con una prueba escrita que respalde su argumento.

3. Cuente con suficiente información sobre el paciente. Considere la posibilidad de pedir un número telefónico alternativo a sus pacientes y la dirección de correo electrónico, además de su número de teléfono regular. Si el paciente no tiene o no quiere dar a conocer la dirección de correo electrónico, pídale la dirección de su hogar. De esta manera, si el paciente no atiende su teléfono, usted contará con soluciones alternativas para comunicarse con él.

4. Mantenga informado a sus pacientes. Luego del diagnóstico inicial, explíquele al paciente cuáles serán los pasos necesarios en su  tratamiento. Sea claro al contarle lo que puede ocurrirle si no sigue al pie de la letra el proceso que usted diseñó para tratarlo. Hágale entender que si espera más de lo que usted le indica, el tratamiento terminará por tardar más tiempo y al final le costará más dinero. Déjele en claro al paciente que su condición no va a desaparecer por sí sola, y que esperar sólo empeorará sus problemas dentales.

5. Comuníquese con sus pacientes para confirmar la cita. Siempre confirme la asistencia de los pacientes a su consultorio un día antes o el mismo día de la cita. No lo haga con demasiada anterioridad. Al estar con el paciente al teléfono, use sus habilidades verbales para dejarle saber que usted lo está esperando y que ha reservado una hora de su tiempo exclusivamente para atenderlo. De esta forma, estará eficazmente comunicando que el tiempo del paciente es tan valioso como el suyo.

Evite la palabra “cancelar” y, sólo de ser necesario, utilice la palabra “modificar” en su lugar. Envíe un SMS  una hora antes de la cita.

6. Enviéle al paciente la información de su próxima visita. Tan pronto como usted cuelga el teléfono luego de programar una cita, envíe un correo electrónico al paciente donde se describa la fecha y hora de la cita, la dirección de la oficina y los números de teléfono con los que debe comunicarse ante cualquier eventualidad. Si el paciente no utiliza su email, envíele una carta. A veces, la gente simplemente se olvida que reservó una consulta, por eso es siempre una buena idea enviar un recordatorio amistoso en forma de imán para la heladera o Post It para el auto o la oficina.

En Conclusión:

Usted no puede controlar el comportamiento de todos sus pacientes. Pero, utilizando estos consejos, logrará reducir el número de visitas canceladas. Cómo nombramos, la mayoría de las citas fracasadas se producen por no educar al paciente sobre la importancia de llevar un tratamiento a tiempo, por faltas de políticas comerciales, y por no dejar en claro la importancia de respetar los tiempos del profesional.

Priorice la necesidad  de informar amablemente a cada paciente los datos de sus próximas visitas, y también de dejarles en claro con antelación las políticas de su práctica para evitar así futuros problemas.
¿Cómo afectan las cancelaciones de citas a su práctica? ¿Ya utiliza algunas de estas técnicas para evitarlas? Cuéntenos sus experiencias en los comentarios debajo de este artículo.

Fuente: saludoc.com
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