¿Está cansado de perder dinero por no saber cobrarle a sus pacientes por sus servicios? Si usted tiene un sistema de cobro perezoso, sólo dos cosas pueden sucederle:
1- Que los pacientes lo evadan con excusas y pretextos, y al final, no conseguir cobrar nunca.
2- Perder dinero en contratar personal que se ocupe de recolectar los pagos atrasados.
¿Por qué pasar por semejante situación desagradable? Toda incomodidad y frustración causada por no cobrar por su trabajo, puede evitarse completamente si usted implementa en su consultorio el siguiente sistema de cobro por sus prestaciones profesionales, puede hacerlo con su programa de computación habitual a base de alertas o simplemente con planillas.
Así es como el Protocolo de Cobros debe funcionar:
El día de la Cita:
Su personal de recepción debe pedirle al paciente el cobro de sus honorarios al terminar la consulta. Los cargos tienen que ser presentados al paciente con anterioridad para que no haya sorpresas. Si el paciente convenientemente “se olvidó su chequera” o “no tiene suficiente efectivo”, entonces se le entrega un sobre con la factura por la prestación, y se le pide que envíe el pago el mismo día al llegar a su casa.
14 Días desde la cita
Su personal debe realizar una llamada telefónica amigable para recordarle al paciente que aún no ha enviado el cheque. También puede ofrecerle otras alternativas de pago, como ser tarjeta de crédito o transferencia, y así hacerle sentir al paciente que su staff se preocupa porque el proceso sea más fácil y conveniente para él.
30 Días:
Envíe a su paciente una carta amistosa haciéndole saber que ya ha pasado un mes desde su última cita, y aún no ha recibido el cobro. Asegúrese de que no haya opciones que sugieran al paciente que puede tomarse todo el tiempo del mundo para pagar la cuenta. Hágale entender que usted quiere cobrar sus honorarios a la brevedad.
45 Días:
Realice una llamada telefónica personalmente.
No querrá ser extremadamente grosero, pero debe comunicarle a su paciente que la recolección de sus honorarios es un tema serio para usted. A esta altura, no existe ninguna razón por la que deba seguir esperando el cobro por los servicios prestados. Si el paciente está en un apuro financiero, entonces puede ofrecerle un plan de pagos. Por el contrario, si el paciente no devuelve sus llamadas telefónicas, comience a preocuparse.
60 Días:
No haber recibido sus honorarios después de dos meses desde la fecha de la prestación de servicios, ya se considera un caso serio. Envíele una carta en un tono más agresivo informando a su paciente que si no recibe sus honorarios inmediatamente, se verá obligado a tomar acción legal.
75 Días
Realice una llamada telefónica final. Si el paciente no se ha presentado durante todo este tiempo, entonces usted debe oficialmente entender que dicha persona está tratando de evitar el pago. Comuníquese con su abogado y tome acción legal inmediata si tras esta última llamada no ha conseguido el resultado esperado.
90 Días:
Envíe por correo una carta de intimidación que plantee un proceso de recolección de sus honorarios.
100 Días:
Contáctese con una agencia que se encargue de cobrar las cuentas atrasadas a los deudores.
En mi clínica, recibo un informe mensual de parte de mis empleados, donde se detallan las cuentas por cobrar. Quiero estar siempre al tanto de lo que está pasando con los pagos de cada uno de mis pacientes. También necesito saber que mi personal es profesional y sigue cada caso de cerca, y que cumple con el protocolo descrito anteriormente. De esta forma, me aseguro que, en caso de tener que tomar acciones legales, todos mis papeles están en perfecto orden.
¿Qué estrategias utiliza usted para recolectar sus honorarios? En caso de que hasta el momento le haya sido difícil cobrarle a sus pacientes deudores, ¿piensa que mi protocolo puede ayudarlo?
Fuente: saludoc.com
No hay comentarios:
Publicar un comentario